Skrzynka odbiorcza służy do przeglądania korespondencji wysłanej przez PUP.
Urząd może wysłać na skrzynkę odbiorczą beneficjenta bądź organizacji:
•odpowiedź na sprawę, którą otrzymał od beneficjenta lub reprezentanta organizacji,
•pismo wysłane z inicjatywy urzędu na konto osobiste beneficjenta, jeśli beneficjent wyraził zgodę na doręczanie pism z inicjatywy urzędu poprzez konto praca.gov.pl lub na konto organizacji, jeśli posiada ona co najmniej jednego reprezentanta.
Pismo wysłane z inicjatywy urzędu, może dotyczyć jednego z następujących typów spraw:
•Decyzja,
•Inna sprawa,
•PIT,
•RMUA,
•Skierowanie na informację zawodową,
•Skierowanie na poradę indywidualną lub grupową,
•Skierowanie do pracy,
•Skierowanie na szkolenie,
•Skierowanie na giełdy i targi pracy,
•Wezwanie,
•Zaproszenie na spotkania informacyjne,
•Zaproszenie na spotkanie informacyjne o projektach realizowanych przez urząd,
•Zaproszenie na spotkanie informacyjne o aktywnych formach wsparcia realizowanych przez urząd.
Okno Skrzynka odbiorcza składa się z trzech sekcji:
•Lista dokumentów oczekujących na odbiór - znajdują się tutaj dokumenty, które użytkownik powinien odebrać potwierdzając je kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym ePUAP.
•Lista dokumentów odebranych - znajdują się tutaj dokumenty, które zostały potwierdzone przez użytkownika kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym ePUAP.
•Lista dokumentów powiązanych - znajdują się tutaj dokumenty powiązane z danym dokumentem odebranym i dokument odebrany, który wybraliśmy wcześniej.
Jeśli dokument wpłynie na skrzynkę odbiorczą organizacji, każdy z zweryfikowanych reprezentantów danej organizacji może go odebrać, potwierdzając odbiór kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym ePUAP. W przypadku organizacji niezweryfikowanej dokument może odebrać wyłącznie reprezentant, do którego skierowany jest dokument.
Użytkownik powinien odebrać dokument do 14 dni od daty wpływu dokumentu. Po upływie 14 dni, dokument zostaje uznany za doręczony.
Użytkownik otrzymuje na adres e-mail zawiadomienia o wpływie dokumentu do skrzynki odbiorczej. Pierwsze zawiadomienie następuje w dniu otrzymania dokumentu, drugie po upływie 7 dni od otrzymania pierwszego zawiadomienia.
Jeśli dokument zostanie wysłany na konto organizacji, każdy z reprezentantów danej organizacji otrzyma na adres e-mail zawiadomienie o wpływie dokumentu na skrzynkę odbiorczą organizacji.
Szczegółowe informacje na temat obsługi dokumentów powiązanych, zostały opisane w rozdziale Dokumenty powiązane.
Przydatne informacje dotyczące użycia przycisków funkcyjnych:
•"Szczegóły" - przycisk wywołuje okno Szczegóły dokumentu odebranego lub Szczegóły dokumentu wysłanego,
•"Eksportuj" - pozwala na eksport zaznaczonego dokumentu do archiwum *.zip, w którym znajdują się pliki związane z dokumentem,
•"Wizualizacja HTML" - powoduje wywołanie okna przedstawiającego wizualizację dokumentu. Na oknie istnieje możliwość wydruku dokumentu oraz pobrania załączników.
•"Ukryj" - po wybraniu przycisku dokument zostaje przeniesiony do ukrytych. W celu prezentacji dokumentu na liście, użytkownik musi zaznaczyć wcześniej znacznik „Pokaż ukryte (wyświetlane kursywą)”. Pozycje dokumentów przeniesionych do ukrytych mają jaśniejszy odcień czcionki od pozostałych dokumentów oraz są wypisane kursywą.
•"Przywróć" - funkcja ta pozwala na przywrócenie z ukrytych wybranego dokumentu z powrotem na listę dokumentów odebranych / wysłanych,
W celu odebrania dokumentu wysłanego przez PUP należy:
1.W tabeli Lista dokumentów oczekujących na odbiór wybrać sposób podpisu dokumentu.
Użytkownik powinien posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany na platformie ePUAP. W zależności od posiadanego rodzaju podpisu należy wybrać jedną z dwóch opcji:
•"Potwierdź podpisem"
•"Potwierdź profilem ePUAP"
2.W przypadku wybrania opcji potwierdzenia profilem zaufanym ePUAP użytkownik zostaje przekierowany na platformę ePUAP, gdzie należy się zalogować i postępować zgodnie z instrukcjami podpisując dokument profilem zaufanym. System wysyła kod autoryzacyjny na numer telefonu, który należy wpisać w odpowiednie miejsce. Użytkownik podpisuje dokument UPD - Urzędowe Poświadczenie Doręczenia.
3.W przypadku wybrania opcji potwierdzenia podpisem otworzy się okno szafir host, w którym należy dokonać podpisu.
4.Po prawidłowym podpisaniu dokumentu pojawi się okno zawierające szczegóły dokumentu odebranego.
Okno Szczegóły dokumentu odebranego zawiera szczegółowe informacje dotyczące wysyłki dokumentu przez urząd oraz pozwala na pobranie załączników.
Przydatne informacje dotyczące użycia przycisków funkcyjnych:
•"Przeglądaj" - wizualizacja pisma przewodniego,
•"Eksportuj" - eksport zaznaczonego dokumentu do archiwum *.zip, w którym znajdują się pliki związane z dokumentem,
•"Pokaż poświadczenie doręczenia" - wywołanie okna z Urzędowym Poświadczeniem Doręczenia.
•"Kontynuuj korespondencję" - możliwość kontynuacji sprawy,
•"Zamknij" - powrót do okna skrzynki odbiorczej.
Po wybraniu przycisku "Pokaż poświadczenie doręczenia", istnieje możliwość wizualizacji poświadczenia oraz jego eksportu do archiwum. Przykładowa wizualizacja UPD:
Informacja o uznaniu dokumentu za doręczony pojawia się w przypadku, gdy dokument nie został odebrany do 14 dni. Wraz z informacją pojawia się:
•Data wysłania pierwszego zawiadomienia - data wysłania pierwszego zawiadomienia na adres e-mail użytkownika, o otrzymaniu nowego pisma w skrzynce odbiorczej,
•Data wysłania ponownego zawiadomienia - data wysłania ponownego zawiadomienia na adres e-mail użytkownika, w celu przypomnienia o otrzymaniu dokumentu do odebrania,
•Data uznania za doręczony - data uznania dokumentu za doręczony, po upływie 14 dni od daty wpływu dokumentu.